Van communicatie tot procesmanagement


Vijf oorzaken van faalkosten

door Nick Beckers
bedrijfsadviseur evofenedex

Oorzaak 1: Communicatie

Onnodige of onvolledige communicatie kan bij bedrijven leiden tot fouten. Hierbij gaat het niet alleen om communicatie binnen het bedrijf, maar ook in de gehele keten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan onduidelijke instructies van leidinggevenden naar de werkvloer, maar ook aan het onvoldoende vastleggen van afspraken met leveranciers en klanten. Dit kan leiden tot nee-verkoop of onjuiste leveringen.


Oorzaak 2: Forecasting en plannen van personeel

Distributiecentra en magazijnen hebben met hoge regelmaat te maken met pieken en dalen binnen de werkdruk. Hierbij hoort ook een realistische planning, forecast en/of budgettering. Als dit niet het geval is, ligt er bijvoorbeeld te veel werk voor te weinig mensen. Of andersom. Maar het kan ook voorkomen dat er niet genoeg gekwalificeerd personeel op de vloer rond loopt. Collega’s worden ingepland die niet de juiste vaardigheden beschikken voor de werkzaamheden die dan specifiek uitgevoerd moeten worden. Dit zorgt voor onnodige fouten en daarmee kosten.


Oorzaak 3: Procesmanagement

Het onjuist of onvolledig verzamelen, vastleggen, uitvoeren en evalueren van bedrijfsprocessen kan ook zorgen voor faalkosten. Bij onvoldoende aandacht voor dit proces kan het voorkomen dat faalkosten lang onopgemerkt blijven. Misschien nog wel belangrijker: als men al mogelijke oorzaken weet te identificeren, moet er wel de ruimte zijn om deze te kunnen melden en met oplossingen aan de slag te gaan.

"Gemiddeld is deze kostenpost zo’n 10% van de totale omzet van het bedrijf"
"Collega’s worden ingepland die niet de juiste vaardigheden beschikken voor de werkzaamheden die dan specifiek uitgevoerd moeten worden. Dit zorgt voor onnodige fouten en daarmee kosten."
"Haastige spoed is zelden goed"

Oorzaak 4: Verdeling verantwoordelijkheid

Het duidelijk en eerlijk verdelen van verantwoordelijkheden is zeer belangrijk in het voorkomen van faalkosten. Door verantwoordelijkheden duidelijk te beleggen (en er voldoende tijd en middelen voor vrij te maken) bij specifieke rollen in de organisatie ontstaat er een situatie waarbij men ook echt verantwoordelijkheid kán nemen en dragen. Het wil nog wel eens gebeuren dat het beleggen van gedeelde verantwoordelijkheid leidt tot het geheel niet dragen van verantwoordelijkheid. Kortweg kan dit betekenen dat er problemen gesignaleerd worden, maar niemand zich geroepen voelt om er mee aan de slag te gaan.


Oorzaak 5: Werkdruk

Haastige spoed is zelden goed. Er zijn maar weinig mensen die beter gaan presteren onder een hoge werkdruk. Als deze binnen het distributiecentrum of magazijn oploopt, worden er over het algemeen ook meer fouten gemaakt. Medewerkers kunnen op zoek gaan naar shortcuts in de processen om tijd te winnen of gaan de afgesproken handelingen simpelweg sneller uitvoeren. Dit komt de kwaliteit meestal niet ten goede.


En nu aan de slag!

We hebben de veelvoorkomende oorzaken op een rijtje gezet. Nu is het tijd om aan de slag te gaan. Op de volgende pagina geven we je een basis stappenplan om de faalkosten in kaart te brengen.

Aan de slag: faalkosten in kaart brengen